Этапы и правила грамотной организации офисного переезда

Для многих людей офис является практически вторым домом. Здесь проходит большая часть жизни человека. При длительной работе на одном месте постепенно у каждого сотрудника накапливается внушительное количество вещей. Сюда можно отнести не только бумаги, но также и оргтехнику, канцелярские принадлежности, личное имущество, сувениры и прочие мелочи. И если компании предстоит комплексный офисный переезд, его следует организовать максимально грамотно, быстро и эффективно. Важно не просто перевезти вещи с места на место. Также следует иметь возможность всё быстро распаковать, расставить по своим местам и незамедлительно продолжить работу в штатном режиме. Каждый день, потраченный на переезд, отнимает у компании клиентов, лишает возможность выполнять заказы, а потому и сокращает доходы организации. Крайне редко офисным переездом занимаются усилиями самих сотрудников без привлечения специалистов. Но просто обратиться в мувинговую компанию мало. К решению задачи по офисному переезду следует подойти максимально грамотно и ответственно.

Как правильно организовать офисный переезд
Порядок организации офисного переезда.

Этапы подготовки и организации

Чтобы сделать всё действительно правильно и в сжатые сроки без ущерба для сотрудников компании, требуется с должным уровнем ответственности и со знанием дела начать подготовку и организовать весь процесс. Полностью положиться на специалистов не получится, поскольку целый ряд задач по объективным причинам они выполнить не могут. Весь процесс офисного переезда и грузоперевозок офисных принадлежностей можно разделить условно на несколько этапов:

Фактически сначала решаются все организационные вопросы и проводится подготовка, после чего весь офис переезжает и адаптируется на своём новом месте.

Принятие окончательного решения

Соответствующее решение принимает руководство, учитывая собственное мнение либо же прислушиваясь к мнению всех сотрудников. Прежде чем начинать перевозку вещей в новый офис, требуется подумать над рациональностью подобного шага. Здесь учитываются расходы, возможная выгода от переезда или же убытки, которые могут лишь усугубить положение дел у компании. Если предприятие расширяется, нанимает новых сотрудников и увеличивает собственные финансовые обороты, новый офис становится прямой необходимостью. Но встречаются и другие ситуации, когда нынешнее большое помещение используется недостаточно рационально и есть смысл сменить его на более скромное по площади. Когда решение о переезде офиса будет принято, следует отыскать новое помещение, после чего приступить к поискам подрядчика и организации всего процесса по смене места деятельности компании.

Выбор компании перевозчика

Выбор перевозчика

Рынок обычных грузчиков и профессиональных мувинговых компаний в настоящее время стремительно развивается и увеличивается. Всё больше компаний предлагают комплексные услуги и перевозку под ключ, что значительно упрощает жизнь клиентам. Но при этом нельзя исключать вероятность столкнуться с мошенниками, недобросовестными исполнениями или просто непрофессионалами, которые обещают одно, а на практике совершенно не дотягивают до заявленного уровня. Существует несколько основных требований, предъявляемых к компаниям-подрядчикам, которые будут заниматься вашим офисным переездом. А именно:

  • опыт работы на рынке услуг;
  • отзывы;
  • наличие рекомендаций;
  • стоимость;
  • перечень предлагаемых услуг;
  • гарантии и обязательства;
  • доступный вид транспорта;
  • упаковочные материалы;
  • разборка и сборка мебели.

Здесь буквально каждая мелочь может иметь значение. Вряд ли кому-то захочется получить разбитую оргтехнику и утерянные в процессе переезда важные документы, которые никто возвращать и компенсировать не будет. Следует заранее определить хотя бы ориентировочный бюджет. Не стоит полагаться только на ценники, указанные на сайтах или в объявлениях компаний по офисным переездам. Обычно для привлечения внимания публикуются минимальные цены, а реальная стоимость перевозки в разы её превышает.

Важно отметить, что организацией офисного переезда должны заниматься несколько ответственных лиц, работающих в вашей компании. Не нужно пытаться сделать всё всей толпой, поскольку так не получится распределить обязанности. В итоге каждый будет думать, что другой заказал машину, собрал все документы или не забыл расторгнуть договор аренды со старым офисом. Руководство может взять всё в свои руки, а также назначить несколько помощников, распределив между ними соответствующими функции и обязанности.

Анализ предложений

Выбирая мувинговую компанию в процессе организации переезда офиса, обзвоните несколько заинтересовавших вас вариантов. Именно в процессе обзвона чаще всего клиент формирует итоговый бюджет. Но это распространённая ошибка, поскольку в телефонном режиме сотрудник компании по офисным переездам может лишь поверхностно оценить картину и понять объём работ. Но всё же телефонный разговор очень важен. Следует задать несколько ключевых вопросов и уточнить некоторые моменты. Со стороны клиента перевозчик должен получить следующую информацию.

  1. Реальный объём вещей и грузов, которые следует перевезти. Чтобы стоимость услуги офисного переезда не стала неожиданностью, важно предварительно провести ревизию. В специальном электронном документе или в блокноте записывается перечень мебели, её разновидности, количество и пр. Также обязательно уточните, какую мебель нужно разобрать, что требует особых условий для транспортировки, есть ли в наличии хрупкие предметы, бытовая техника и пр. Озвучив менеджеру мувинговой компании фронт работ, он сможет назвать максимально близкую к реальной стоимость транспортировки.
  2. Сроки. Если это срочный и крупный офисный переезд, цена может увеличиться по сравнению со стандартной процедурой. В мувинговых компаниях также работают люди, которым нужны выходные. Из-за этого по субботам и воскресеньям часто действуют увеличенные тарифы. Чаще всего офисные переезды осуществляются именно в выходные дни и в сжатые сроки, чтобы сотрудники уже с понедельника могли выйти на работу. За это порой есть смысл доплатить, поскольку каждый день простоя всего офиса предусматривает солидные убытки компании и простое недополучение прибыли.
  3. Особая мебель и оборудование. Правильная перевозка мебели предусматривает её разборку, упаковку и погрузку в специальные машины. Осуществляя офисный переезд, клиенту может потребоваться доставить к новому месту какие-то хрупкие предметы, негабаритную мебель, оборудование, требующее деликатного или особого подхода. Тот же холодильник грузят исключительно в вертикальном положении, а потому нужна машина с соответствующей высотой грузового отсека. Эти вопросы следует уточнить заранее, чтобы муверы могли выбрать подходящие автомобили и специальное оборудование, инструменты, необходимые в ходе выполнения поставленных задач.
  4. Помещение выезда и въезда. Тут следует уточнить адрес, особенности подъезда к старому и новому офису, этажность, наличие лифтов, их грузоподъёмность и пр.

Правильная организация запланированного переезда компании в новый офис позволяет сэкономить деньги, потратить минимум времени и приступить к работе максимально быстро, организовав для каждого сотрудника полноценное рабочее место со всеми необходимыми ему условиями. Но простой обзвон компаний-подрядчиков не позволяет в полной мере подготовиться и согласовать все вопросы. Выбрав 2-4 перевозчика, следует обязательно организовать с ними встречи, посетить их офисы, посмотреть, насколько заявленный уровень профессионализма соответствует действительности. В результате встреч представители муверов отправят вам коммерческие предложения, где будут учтены все ваши требования и пожелания. На выбор мувинговой компании может уйти довольно много времени. Но не жалейте его, поскольку в противном случае можно столкнуться с куда более серьёзными негативными последствиями обращения к мошенникам, недобросовестным подрядчикам или просто непрофессионалам.

Качество перевозки вещей

Подготовительные процедуры

Предположим, что с выбором мувинговой компании вы окончательно определились. Теперь наступает этап подготовки. Это во многом влияет на то, насколько ваш офисный переезд или же переезд компании окажется быстрым, эффективным и правильным. Никто не исключает, что можно буквально в день приезда машины с грузчиками собрать всё в огромную кучу, погрузить её в автомобиль и таким же практически навалочным методом выгрузить в помещении нового офиса.

Самыми неприятными, нежелательными и опасными явлениями, когда осуществляется переезд целой компании, является увеличение сроков и стоимости. Вряд ли руководители предприятий хотят, чтобы простой офисный переезд влетел им в солидную сумму денег. А вот такое случается, когда организации нет, всё делается в последний момент, никто ни за что не отвечает и вокруг наблюдается сплошной хаос. Перевозя вещи в подобных условиях, есть высокая вероятность того, что важные бумаги затеряются, сотрудники не смогут подключить свою оргтехнику, начать работу. А всё это ведёт к увеличению сроков открытия нового офиса, потерям клиентов и денег. Со стороны руководства переезжающего офиса нужно выполнить несколько первоочередных задач в процессе организации переезда:

  • предупредить сотрудников о запланированной дате переезда;
  • назначить ответственных;
  • определить человека, к которому можно обращаться по всем актуальным вопросам;
  • распределить кабинеты и места на новом месте;
  • согласовать с сотрудниками этапы их переезда;
  • определить чёткие сроки, к которым каждый из сотрудников обязуется быть готовым к продолжению работы.

Некоторые руководители компаний почему-то считают, что услуги грузчиков им не нужны, и с погрузкой и выгрузкой офисной мебели и вещей справятся сами сотрудники. Но это во многом показывает отношение начальства к подопечным. Потому тут не рекомендуется экономить на услугах мувинговых компаний, чтобы не испортить отношения внутри коллектива. Доверьте каждому из сотрудников собрать личные вещи и выполнить те задачи, которые ему по силам в рамках организации переезда и последующего распределения вещей в уже новом офисе.

Подготовка к переезду

Предварительная подготовка

Можно выделить несколько задач, которые следует выполнить до непосредственного переезда и перевозки вещей в новый офис. Всё это входит в процесс предварительной подготовки.

  1. Составить план для размещения мебели и иных вещей в новом офисе. Важно заранее понимать, где и что будет стоять. К этому лучше готовиться, учитывая размеры нового помещения и габариты мебели.
  2. Решить вопрос касательно выезда, въезда и работы лифтов в двух точках. Если офис находится в бизнес-центре, с его администрацией нужно согласовать возможность использования лифтов, запасного выхода, подъезда туда грузовых машин. Иногда приходится брать специальное разрешение или действовать в строго определённое время. Тогда под него потребуется подстроить приезд грузчиков из мувинговой компании. Чтобы зря не терять время, за несколько часов до получения доступа к лифтам можно вызвать представителей муверов, которые займутся разборкой мебели, упаковкой и подготовкой вещей к последующей загрузки в грузовые машины.
  3. Убедиться, что рабочее место каждого из сотрудников готово к переезду. В зависимости от особенностей организации старого офиса и распределения обязанностей в компании, погрузку можно осуществлять по кабинетам, должностям или же размещению рабочих столов в новом офисе.
  4. Промаркировать всю мебель, бытовую технику, оргтехнику и прочее оборудование. Важно указать на маркировке, куда следует выгружать, для кого предназначено и где собирать.
  5. Подготовить документы, полученные от мувинговой компании. Если разборка и сборка мебели, упаковка и прочие мероприятия по выносу вещей и их заносу в новый офис выполняется сотрудниками перевозчика, в некоторых случаях руководству бизнес-центров и службам безопасности требуется наличие документов. Так они без проблем пропустят людей, которых вы наняли для переезда офиса.
  6. Убедиться в отсутствии задолженностей по аренде, коммунальным услугам и прочим платежам на месте старого офиса. В противном случае грузчикам попросту не позволят зайти на территорию офисного здания либо же машину с вещами из вашего офиса не выпустят с территории бизнес-центра.
  7. Постоянно поддерживать контакт с представителями компании по офисному переезду. Держите телефон под рукой, при возникновении любых вопросов сразу же звоните, заранее предупреждайте об изменениях. Иначе придётся платить штрафы, переплачивать или вовсе расторгать предварительно подписанный договор, искать других муверов и тратить на всё это дополнительные деньги, силы и нервы.

Это правильный и одновременно рациональный подход к выполнению всех подготовительных процедур. Если следовать инструкции и придерживаться заранее намеченного плана, всё удастся сделать в сроки и сэкономить деньги.

Заключить договор о перевозке

Процесс переезда

Когда подготовительные мероприятия завершены, можно приступать непосредственно к самому переезду. Многие мувинговые компании готовы выполнить широкий спектр услуг, включая полноценное экспедирование грузов и подготовку нового офиса к вашему последующему переезду. Согласовав заранее все организационные процессы, наступает этап переезда. Здесь тоже есть свои нюансы и тонкости, о которых следует подумать и обсудить заранее. Изначально может показаться, что окончательный переезд включает в себя просто погрузку вещей и их транспортировку к месту расположения нового офисного помещения или целого собственного здания компании. Это не совсем так. Переезд также требует непосредственного участия клиентов мувинговой компании. На их плечи возлагается выполнение следующих задач и функций:

  • Назначение ответственных. В старом офисе и в новом офисном помещении должен присутствовать хотя бы один сотрудник компании. Они будут выполнять роль дежурных. Если офис большой, тогда на каждый объект выделяется по 2-3 человека. Дежурным обязательно предоставляются все контакты мувинговой компании, планы расстановки мебели, список вывозимых вещей и пр.
  • При входе в новый офис следует разместить большие указатели, нанести метки, подписать каждое помещение. Это позволит ускорить процесс переезда, сориентировать грузчиков и дать им понять, куда и какие вещи следует заносить, где и что собирать.
  • Не создавайте эффект толпы в помещениях. Достаточно по одному сотруднику на каждое помещение. Они смогут контролировать работу грузчиков и сборщиков мебели. Все, кто не задействован в процессе офисного переезда, могут заняться другими задачами. К примеру, девушкам стоит доверить организацию обеда для всех остальных.
  • Не мешайте сотрудникам мувинговой компании, но параллельно не оставляйте их без внимания. Всегда есть риск повреждения имущества или пропажи каких-то вещей.
  • При наличии особо ценных бумаг или предметов нужно поместить их в офис либо занести в кабинет руководства, после чего закрыть двери на ключ. Ключи должны оставаться только у одного человека.
  • Сделайте комнату находок. Это специальная комната или один угол большого офисного помещения, куда будут складироваться вещи с непонятной маркировкой, содранными указателями или просто без опознавательных знаков. Если кто-то из сотрудников обнаружит нехватку тех или иных вещей при переезде, они будут знать, куда идти и где искать.
  • Сборка мебели и подключение офисной техники. При заказе услуги офисного переезда под ключ, все эти вопросы решают представители мувинговой компании. Нужно лишь обеспечить их схемой расстановки и планом размещения мебели, оборудования, оргтехники и пр. либо же этим можно заняться самостоятельно. Но тогда потребуется потратить больше сил и личного времени сотрудников. Учитывая то, что переезды осуществляются в выходные дни, это не лучшая идея.
  • Уборка. Профессиональные мувинговые компании, помимо помощи в организации самого переезда, также обязательно убирают после себя упаковочные материалы, остатки мусора и прочие ненужные вещи. Причём они могут сделать это в день заезда либо уже после того, как каждый сотрудник подготовит своё рабочее место, оставив после себя коробки, ящики, километры использованной клейкой ленты и пр.

На этом офисный переезд можно считать завершённым. Сложность процесса зависит от целого ряда факторов. Но если подойти к организации грамотно и со знанием дела, а также сотрудничать с проверенными профессионалами в области мувинговых услуг, никаких проблем и сложностей не возникнет.

Уборка офиса

Как избежать проблем при офисном переезде

Вряд ли можно предусмотреть буквально всё в процессе офисного переезда. Но если действовать грамотно и предусмотрительно, целого ряда проблем действительно удастся избежать. На этот счёт специалисты дают несколько полезных и важных советов.

  1. Внимательно выбирайте дату переезда. Сложнее всего найти специалистов перед праздничными выходными, в конце квартала, а также в конце и начале месяца. В этот период муверы загружены заказами, а потому на вас попросту не останется свободного времени, грузчиков или машин. Если планируете переезжать именно в эти дни, звонить и договариваться следует заранее, минимум за 2 недели.
  2. Избегайте вечерних переездов. Это связано не только с плохой видимостью на дорогах. Основная проблема заключается в усталости самих сотрудников мувинговой компании. Грузчики за целый день снесли и занесли огромное количество вещей. Падает уровень физической силы, выносливость, рассеивается внимание и концентрация. Хорошо, если за повреждённое имущество предусматривается компенсация. Но ещё лучше, если все вещи будут перевезены в целостности и полной сохранности. Плюс перевозка утром и днём снижает вероятность повреждения мебели, а также утери офисных принадлежностей.
  3. Делайте предварительный заказ на услуги мувинговой компании. Минимум за неделю. Это позволит самому грузоперевозчику подготовить необходимую именно для перевозки вашего офиса технику, а также выделить соответствующих исполнителей. Особенно важно предварительно заказывать переезд, если кроме перевозки нужно разобрать, собрать мебель, подключить оборудование и пр.
  4. Избегайте сотрудничества с компаниями, услуги которых существенно ниже конкурентов. Низкая цена обычно подразумевает соответствующее низкое качество услуг. Плюс по ходу переезда всплывает широкий список дополнительных затрат, которые в итоге заставляют платить клиента ещё больше, чем у мувера с отличной репутацией.
  5. Рассмотрите сразу несколько подходящих вариантов перевозчиков. Основной упор стоит сделать на качество обслуживания. Если вам неохотно отвечают на вопросы, допускают халатность ещё при оформлении заказа, записывают всё буквально на коленке и не готовы принять в своём офисе, наверняка это обычная бригада грузчиков с одной машиной, которые скрываются за яркими объявлениями, несуществующим офисом и красиво оформленным сайтом-визиткой.
  6. Изучайте сайт компании. Практически все современные организации, включая мувинговые компании, с целью продвижения и привлечения новых клиентов создают собственные сайты. Но у многих это самые дешёвые онлайн страницы, предлагающие минимум информации и возможностей. Если вы не можете получить ответы на основные вопросы с помощью сайта, и вам предлагают всё решать в телефонном режиме, стоит задуматься об уровне профессионализма этой компании.
  7. Посетите офис перевозчика лично. Это особенно важно в ситуациях, когда требуется осуществить масштабный переезд и перевезти дорогостоящее оборудование, мебель и ценные бумаги. Если компания не зарегистрирована как юридическое лицо, не даёт никаких гарантий и не подписывает договор с клиентом, с ней лучше не связываться.
  8. Изучайте пункты договора, связанные со страховкой. Лишь единицы будут принимать на себя финансовую ответственность за повреждение офисного имущества. Чаще всего страхуются только риски, связанные с транспортировкой. Но они не распространяются на погрузо-разгрузочные работы.
  9. Проверьте соответствие ценовой политики и качества предлагаемых услуг уровню других компаний в вашем регионе. Если предлагают слишком низкие цены, это подозрительно. Перевозка офиса является затратной процедурой на мувера, поскольку задействуется рабочая сила, техника, упаковочные материалы и пр. Дёшево переезд не может стоить по определению.
  10. Не верьте отзывам, которые оставлены на официальном сайте перевозчика. Зачастую все комментарии тщательно контролируются, либо заполняются самими сотрудниками, формируя тем самым положительную репутацию. Если интересуют реальные отзывы, обращайтесь на независимые ресурсы, а также общайтесь с людьми, которые заказывали у них переезд.

Эти правила и советы нельзя назвать сложными. Соблюдать и выполнять их может каждый. Зато это позволит упростить и минимизировать риски, связанные с офисным переездом и наймом недобросовестных перевозчиков. Объективно офисный переезд значительно сложнее, нежели квартирный. Здесь есть свои нюансы, тонкости и подводные камни. Если знать о них заранее, поменять место деятельности сотрудников компании можно быстро, качественно и с минимальными затратами.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Экономичные перевозки для жизни и бизнеса
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: